Por: Carolina Sznajderman Sheir, Esq.
Una de las mayores quejas expresadas por propietarios en asociaciones comunitarias es la falta de transparencia y/o acceso a la información sobre las operaciones de dicha asociación. A veces parece que documentos operativos vitales como los Estatutos, las actas de las reuniones, los contratos y los estados de cuenta bancarios son un misterio para la mayoría de los propietarios. Este misterio es en realidad un mito, ya que las asociaciones comunitarias están obligadas por ley a mantener registros oficiales y ponerlos a disposición de los propietarios y/o sus representantes autorizados.
Específicamente, con respecto a los condominios, la sección 718.111(12) de los Estatutos de la Florida, requiere que la asociación mantenga los siguientes registros oficiales:
- Una copia de los planos, permisos, garantías y otros artículos proporcionados por la empresa desarrolladora.
- Una fotocopia de la declaración registrada de cada condominio operado por la asociación, estatutos y artículos de incorporación, u otros documentos creados por la asociación, y cada enmienda a los mismos.
- Una copia de las reglas actuales de la asociación.
- Un libro o libros que contengan las actas de todas las reuniones de la asociación, la junta de administración y los propietarios de las unidades.
- Una lista actual de todos los propietarios de las unidades y sus direcciones postales, identificaciones de las propiedades, certificaciones de votación y, si se conocen, números de teléfono.
- Direcciones de correo electrónico y números de fax de los propietarios de unidades que consientan recibir un aviso por transmisión electrónica.
- Todas las pólizas de seguro actuales de la asociación y condominios operados por la asociación.
- Una copia actual de cualquier acuerdo de gestión, arrendamiento, u otro contrato en el que la asociación sea parte o en virtud del cual la asociación o los propietarios de las unidades tengan una obligación o responsabilidad.
- Facturas de venta o transferencia de todos los bienes que pertenecen a la asociación.
- Registros contables de la asociación y registros contables separados para cada condominio que opera la asociación. Los registros contables deben incluir, pero no se limitan a: (a) registros precisos, minuciosos y detallados de todos los recibos y gastos; (b) una cuenta actual y un estado de cuenta mensual, bimensual o trimestral de cada propiedad designando el nombre del dueño de la unidad, la fecha de vencimiento y el monto de cada evaluación, el monto pagado en la cuenta y el saldo adeudado; (c) todas las auditorías, revisiones, estados contables, informes financieros para la asociación o condominio; y (d) todos los contratos de trabajo a realizarse, incluidas las ofertas de trabajo a realizarse.
- Boletas, hojas de registro, representantes de votación y todos los demás documentos y registros electrónicos relacionados con la votación que realizan los propietarios de las unidades, los cuales deben mantenerse durante un año desde la fecha de las elecciones, el voto o la reunión a la que se refiere el documento.
- Todos los registros de alquiler si es que la asociación actúa como agente para el alquiler de propiedades en el condominio.
- Una copia de la hoja actual de preguntas y respuestas.
- Todos los demás registros escritos de la asociación relacionados con el funcionamiento de dicha asociación.
- Una copia del reporte de inspección.
- Ofertas para materiales, equipos o servicios.
Una asociación está obligada por ley a mantener permanentemente algunos de los registros oficiales mencionados anteriormente desde el comienzo de dicha asociación. Todos los demás registros oficiales deben mantenerse durante al menos siete (7) años.
Una asociación tiene la obligación legal de poner los registros a disposición del propietario de la unidad para su inspección dentro de los diez (10) días hábiles después de recibir una solicitud por escrito de la Junta o su designado (por ejemplo, el gerente o contador). La asociación puede mantener una copia física de los registros oficiales disponibles para su inspección o copia en el condominio o propiedad de la asociación, o puede también ofrecer la opción de hacer que los registros estén disponibles electrónicamente a través de Internet, o permitir que los registros se vean en formato electrónico en una pantalla de computadora e impresos bajo pedido.
Los registros oficiales de la asociación están disponibles para ser inspeccionados por cualquier miembro de la asociación o representante autorizado en todo momento razonable. El derecho a inspeccionar incluye el derecho del miembro, o representante autorizado de dicho miembro, a hacer u obtener copias de dichos registros a un costo razonable, si corresponde. Los inquilinos también tienen derecho a inspeccionar y hacer copias de los estatutos y normas de la asociación.
Si una asociación falla y/o se niega a dar acceso a los registros anteriormente mencionados dentro de diez (10) días hábiles posteriores a recibir una solicitud por escrito, la asociación podría ser legalmente responsable por daños reales o daños mínimos debido a su incumplimiento voluntario. De acuerdo con el estatuto, los daños mínimos son de $50 por día calendario durante un máximo de 10 días, a partir del undécimo día hábil después de recibir la solicitud por escrito. Además, una persona a la que se le niega el acceso a los registros oficiales de la asociación puede tener derecho a honorarios de abogados en cualquier acción presentada para hacer cumplir el derecho legal de acceso e inspección de los registros oficiales.
Los estatutos que rigen los condominios, las acciones de propietarios y las asociaciones cooperativas tienen estatutos específicos que rigen los registros oficiales, con requisitos similares. De hecho, para las asociaciones de propietarios de viviendas, el estatuto permite que la asociación exija ciertos costos asociados con el acceso e inspección de los registros oficiales en circunstancias limitadas.
El conocimiento y la comprensión de sus derechos legales para acceder e inspeccionar los registros de la asociación es la clave para desacreditar el misterio detrás de las operaciones de una asociación comunitaria. Por supuesto, existen varias excepciones a este derecho legal para acceder e inspeccionar registros, y una asociación puede imponer reglas y regulaciones razonables con respecto a la frecuencia, hora, ubicación, notificación y la forma de inspeccionar y copiar registros. Además, desde el 1 de enero de 2019, las asociaciones con 150 o más propiedades tienen la obligación legal de mantener una página web y publicar muchos de los registros oficiales descritos anteriormente.
Se le debe prestar especial atención a garantizar que todos los miembros tengan la oportunidad de acceder e inspeccionar los registros oficiales de la asociación, no solo en conformidad con los requisitos legales, sino también para desmitificar las operaciones de la asociación y estipular transparencia a todos los miembros. Es importante consultar con un asesor legal para asegurarse de que su asociación cumpla con los requisitos legales de mantenimiento de registros. Asimismo, las asociaciones deben consultar con su asesor legal para adoptar reglas y regulaciones razonables para las solicitudes de inspección a fin de garantizar que se utilicen procedimientos uniformes para todas las solicitudes.
Carolina Sznajderman Sheir es socia en Eisinger Law y su práctica se enfoca en ley de bienes raíces, ley de asociaciones comunitarias, litigio comercial y representación de constructoras. Se le puede ubicar por csheir@eisingerlaw.com o llamando al 954-894-8000 ext. 238.
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